Enterprise Resource Planning (ERP)

A. Sejarah Singkat Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP berkembang dari manufacturing resouces planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evalusi dari material requirement planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi persediaan (inventori), pengapalan, invois dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

Enterprise Resource Planning (ERP) dan pendahulunya, Manufacturing Resource Planning (MRP II), memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam manajemen proses-proses manufakturing. ERP juga salah satu faktor penyumbang pada performa ekonomi Amerika yang luar biasa pada era 1990-an. Tidak diragukan bahwa ERP adalah tonggak sejarah dalam proses industri.

Berikut beberapa contoh bagus mengenai penerapan ERP di berbagai perusahaan :

1. Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan menaikan 20% tingkat penjualannya di tengah industri yang sedang menurun.

2.Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan Fortune 50 dalam mencapai penghematan biaya yang sangat besar dan mendapatkan keunggulan daya saing yang signifikan.

Berikut ini tahapan evolusi ERP :

1. Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) :

Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material

2. Tahap II: Close-Loop MRP :

Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan

3. Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II) :

Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan

4. Tahap IV: Enterprise Resource Planning :

Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah

5. Tahap V: Extended ERP (ERP II)

Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.

B. Pengertian ERP

Sistem ERP adalah sistem informasi untuk mengidentifikasi dan merencanakan sisi sumber daya yang dibutuhkan perusahaan untuk digunakan, dibuat, dikirim dan dihitung secara efisien dan dapat merespom kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.Sistem ERP merupakan sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dan lain-lain), biaya kerugian akibat 'machine fault' dan lain-lain. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem maintenance dan sistem human resource.
ERP(Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

C. Proses Dalam ERP

Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice' - proses umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka industri kita juga harus mengikuti 'best practice process' (proses umum terbaik) yang berlaku. Di sini banyak timbul masalah dan tantangan bagi industri kita di Indonesia. Tantangannya misalnya, bagaimana merubah proses kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistem ERP, atau merubah sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita. Management sebagai ganti dari sistem produksi sebelumnya.

Implementasi sebuah sistem ERP umumnya akan memerlukan proses re-engineering (perubahan / penyempurnaan proses bisnis/ industri), selama proses implementasi anda mempunyai kesempatan untuk memperbaiki proses proses yang kurang sempurna ataupun mengganti proses bisnis dengan sistem yang lebih modern yang paling sesuai dengan bisnis.

D. Keunggulan dan Keuntungan perusahaan yang memiliki product ERP :

1. Mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan

2. Dapat diimplementasikan dengan menggunakan platform FOSS (free open source software) sehingga relatif menghemat biaya yang cukup besar.

3. Mengadopsi sistem pengembangan seperti yang digunakan oleh JD. Edwards dan PeopleSoft.

4. Seluruh source-code dan dokumentasi pengembangan diserahkan kepada pengguna. Hal ini tentunya sangat memudahkan dalam proses audit terhadap sistem yang dibangun. Selain pihak klien dapat mengembangkan secara mandiri di masa depan dengan mudah tanpa bergantung kepada vendor.

5. Dapat mengakses informasi kegiatan usaha seperti stok barang, order, jadwal produksi dan lain lain secara cepat dan akurat.

6. Meningkatkan proses kerja, efisiensi, serta mengurangi penggunaan kertas (paperless).

7. Meningkatkan kontrol dan otomatisasi sistem peringatan (alert) melalui email, atau media komunikasi yang lain (misalnya sms).

8. Menyedikan sistem yang user friendly (akrab/dikenal oleh user) yang berbasis web.

9. Efisiesi proses dengan mengadopsi sistem bisnis yang terbaik.

10. Membangun sistem untuk sistem baru serta mengintegrasikan dengan sistem yang ada.

11. Peningkatan layanan pelanggan.

Salah satu hal yang menarik dari sistem ERP adalah ketersediaan antarmuka (interface) berbasis Web. Hal ini tentu akan sangat memudahkan bagi perusahaan yang menggunakan akses internet, karena sistem dapat di akses secara online dari internet, disamping itu juga dapat dipakai sebagai media perdagangan internet misalnya saja untuk perusahaan online shop (Toko online yang melakukan transaksi secara online di internet).

ERP yang akan anda implementasikan memiliki kualifikasi:

1. Flexibility.
2. Open System, --> ERP yang akan diimplementasikan penting memiliki kemampuan untuk melakukan proses import data tersebut.
3. Best Business Practises, --> otak dari semua ERP adalah Best Practises yang dibawa sesuai dengan business process dari jenis business, semakin banyak sertifikasi yang diterima dan diakui dunia, semakin baiklah software tersebut.
4. Standard & Minimum Customization, --> semakin ‘plug and play‘ ERP, semakin standard jenis ERP, namun semakin banyak customization yang harus dilakukan untuk mengakomodasi kebutuhan ERP anda, semakin sulitlah ERP tersebut dan mempunyai kemungkinan berhasil cepat.
5. Mampu melakukan End to End integration demo, --> pastikan ketika anda melihat demo dari vendor yang akan anda pilih, simak dengan baik proses mulai dari ujung yang satu ke ujung yang lain.

E. Kekurangan Sistem ERP :

· Penyesuaian dalam banyak situasi terbatas

· The need to reengineer business processes Kebutuhan untuk ulang proses bisnis

· ERP systems can be cost prohibitive to install and run Sistem ERP dapat menjadi penghalang biaya untuk menginstal dan menjalankan

· Technical support can be shoddy Dukungan teknis dapat jelek

· ERP yang mungkin terlalu kaku untuk organisasi tertentu yang baik baru atau ingin bergerak ke arah yang baru dalam waktu dekat.